保育園役員の書記を経験してこうしたら少しでも楽になるといったことをまとめました。
久々の更新ですが今回は文字ばっかりです。(しばらくトップに表示しておきます）
ちいくんの妊娠中、第2子らぴたの通う保育園で保護者会役員の書記を経験した話を書きました。
こちらからまとめて読めます↓↓↓
漫画では他の役員との協力関係の話が主だったので、こちらに書記の仕事をスリム化するために具体的にやったことをメモとして残しておきます。
ちなみに保育園の保護者会なので(PTAではない）定例会議のようなものはなく連絡やちょっとした打ち合わせはLINEで行っていました。みんな働いているので余計な集まりはなかったのですがその分役職による仕事の偏りが大きいなと感じました。
例えば会計に関する書類だけど印刷するのは書記で配布してもらうにも会計に渡してからとかやってたらまた時間がかかってしまうので書記がそのまま配布してもらう手配までするといったようなことです。
スリム化するにあたって
〇保護者会だよりの数を減らす
私が役員を経験したのはコロナ前で、フルに行事があったということもあり、4月から9月ぐらいまで ほぼ毎月のように保護者会だよりが発行されていました。ただ 9月あたりなんかは『夏祭りのご協力ありがとうございました』くらいの内容しかないこともあったので出さなくてもいいかなと思いました。
なので他も内容を見て削ったり、見やすくしたりして2ヶ月に1回ぐらいのペースに減らしました。 そもそも重要な内容は保育園からのお便りに書かれているので保護者会だよりでもあまり長々書く必要がないと思ったのです。 私が役員をやっている時の最後の方にコロナ禍に入り、そこから行事は縮小して行われました。新年度に替わると軒並み中止や縮小となり、それにともない保護者会だよりの発行回数ももっと減っていきました。現在では3ヶ月に1回くらいの発行ペースになっています。
ちなみにデジタル化して配布！も当時頭の中で少～し考えたのですが、保護者会便りの数を減らすこと考えたのが年度の途中だったのでここからまた新たにやり方を考えるのもな・・ と思ってやめました。
〇集金の回数を減らす
保護者会の会費を集金するのは大変です。うちの子が通う園の場合では、一括か分割が選べて分割の場合は3回払いとなっていました。初回が5月に行われ、一括で払う人はその時に一年分払います。分割を選んだ人は5月に払った後、秋と冬にも分割分を支払うことになっていました。5月の１回目の集金で期日に払わなかった人に催促プリントを配布したり、保護者の集まる行事などで声をかけたりします。が、なかなか払ってくれない人もいてやーーーーーっと 払ってくれたと思ったらもうすぐ次の秋の回だったりするのです。そしてなかなか払ってくれない人に限って分割だったりするのでしょっちゅうお知らせプリントや声をかけたりするので気まずいたらありゃしないです。ちまちまとお知らせプリントを印刷しては先生経由で渡してもらうように持って行ったりと手間もかかるし、早く払ってほしいので声掛けも気を使います。ボランティアなのに負担が大きくてなんか嫌な気持ちになるわけです。 なので分割払いを3回から2回に減らしました。（上の子達の小学校では1年分一括払いしかないので一括払いのでもいいんじゃないのかなと思いましたが） 分割回数を減らすだけでも催促する回数が減るのでこれも少しは負担が減ったかなと思います。集金回数を減らすにあたって保育園にも確認したけど保育園側はそれは保護者会で決めること、というスタンスだったので割とスムーズに進められました。 役員の引継ぎの時に説明しておいて、新年度の総会で分割回数を減らしますとアナウンス(資料にも書いておいた）して新年度から変わりました。
〇 過去の行事のデータを消す
行事のノウハウなどの引継ぎ資料も書記が作成します。が、現在全く行っていない行事のデータがあってなぜか毎年引き継がれていました。そして毎年やっていない行事の説明をするという・・・。そういうのは過去の資料としてよけておいて（一応読める場所に移動して）積極的に引き継がなくていいよというふうにメモ書きを残しました。
その話をしたら会計もやたら資料が多くてその中身は何年も前の資料だったようで（10年以上前のものもあったり）整理して結構減らしたと話してました。
使ってないのに何となく引き継いだもの・・・・意外とそういうことは多いんじゃないのかなと思います。
〇次の年度の役員決め
これは書記だけの仕事ではないですが、毎年難航していて私の時はほぼクラス全員の保護者に声をかけたり、嫌な思いをしたりした（役員話を読んでいただければ分かります）ので書いておきます。 近年役員をした人に聞いてみたらやっぱりなかなか決まらなかったので、もう公平にクジ引きで決めようとなったみたいです。くじ引きは分かりやすくていいなと思います。ただ、ほぼクラス全員に声を掛けて回った私の経験から『この人には無理だな』っていうのもあったので（本人の能力的なことだけでなく介護なさっている家庭もあったり色々な事情の方がいる）そこをどう考慮するのかな っていうのが 少し気になりました。過去にくじ引きをやった時の話を聞いたことがあるのですが、その時はまず役員をやったことがない人で絞り込んでやはり事情を見て何人かの候補に絞った上でくじ引きを行ったようでした。
他にもスリム化のために思い出したことがあったら追記します。
少しでも役員の仕事を減らして自分も次の役員も楽にしていきましょう(^0^)
